Мельбурнский университет сэкономил более 4500 часов работы, автоматизировав большую часть своей программы экстренной финансовой помощи, введенной для поддержки студентов во время пандемии COVID-19.
К настоящему времени более 4000 студентов успешно подали заявки на получение грантов, которые были введены, когда удаленная работа быстро стала нормой, а запреты на международные поездки внезапно и серьезно ограничили возможности привлечения ресурсов.
В рамках этой схемы предоставляется ряд различных грантов, в том числе специальный фонд для студентов, чтобы обновить свое ИТ-оборудование, если они смогут доказать, что их нынешняя установка не подходит для внезапного перехода к онлайн-обучению.
После аналитического совещания по Zoom команда роботизированной автоматизации процессов университета (RPA) представила процесс для отдела стипендий и стипендий, чтобы выпускать платежи студентам быстрее и чаще.
Команда RPA уже автоматизировала несколько рутинных процессов в университете, ограничив риски и ошибки, допущенные в повторяющихся задачах, и освободив персонал, чтобы сосредоточиться на более сложных, более ценных работах.
Он создал программных ботов с автоматизацией в любом месте, потребовав два дня, чтобы объединить существующие инструменты с новыми элементами, необходимыми для завершения работы бота.
Инструменты, включая Microsoft SQL, использовались для передачи информации различным ботам и связывания их вместе, при этом вычислительная нагрузка автоматически распределялась на разные машины в зависимости от их емкости и доступности.
В сочетании с быстрым временем сборки и оборачиваемостью обработки заявок новый бот выплачивает чрезвычайные гранты более регулярно — до трех раз в неделю по сравнению с одним разом в две недели, как это было до COVID-19.
Он также автоматически проверяет банковские реквизиты студентов, уведомляя их, если предоставляются неверные данные, и освобождая средства, когда правильная информация подтверждается.
«Бот был находкой для управления стипендий, резко сократив нашу рабочую нагрузку и обеспечив студентам выплату грантов COVID-19 в гораздо более короткие сроки, чем мы могли бы сделать в противном случае”, — сказали в университете.
