Australia Post с середины марта оцифровывает почту, адресованную 40 государственным департаментам и фирмам финансовых услуг, в качестве временной меры, в то время как физические почтовые отделения не могут работать.
Служба оцифровки почтовых отделений — это подмножество того, что обычно продает Australia Post под своим брендом Decipha.
Decipha-это процессная аутсорсинговая операция, обычно объединяющая входящую физическую и цифровую информацию, классифицирующая ее, а затем отправляющая ее в определенные части организации клиента.
Это достаточно интенсивно и требует определенных знаний об операциях с клиентами, которые, как представляется, могут занять несколько месяцев, чтобы получить правильные.
Когда блокировка от коронавируса вступила в силу, Post заявила, что ей нужно найти способ быстро оцифровать входящую почту для правительственных и финансовых организаций, чья рабочая сила внезапно была распределена, а физические почтовые отделения выведены из строя.
“Многие организации имели только 10% своей рабочей силы на месте, и это было ограничено критическим персоналом”, — сказал руководитель отдела продуктов и решений Decipha Дамиан Нейлор в своем блоге.
“Они нуждались в помощи в получении информации для своих удаленных сотрудников и управлении их почтой. Это проблема, которую мы помогаем решить нашим клиентам.”
Нейлор сказал, что Decipha создала “базовую” версию своей обычной службы, которая может быть “развернута в течение нескольких дней, а не месяцев”.
“То, что нашим клиентам нужно прямо сейчас, — это промежуточное решение, которое оцифровывает почту и распределяет ее по назначенным цифровым точкам доставки”, — сказал он.
“Эта базовая версия является первым шагом — создание цифровой версии содержимого конверта. Мы также смогли предложить базовую классификацию почты, где мы можем сортировать почту на основе бизнес-правил высокого уровня.
“Однако в этом цифровом процессе все еще есть ручной элемент, который включает в себя сортировку общей или неструктурированной почты, такой как контракты, заказы на покупку и документы, связанные с персоналом.”
Эти общие документы должны были “быть замечены кем-то в организации, чтобы убедиться, что они отправлены правильным получателям”, сказал он.
“У нас нет достаточно подробного понимания бизнеса наших клиентов, чтобы знать, кому и куда следует отправить общий документ.”
Обычно Decipha была в состоянии обрабатывать более структурированные документы, такие как счета-фактуры, направляя их в определенные PO-ящики, откуда они могли быть оцифрованы и легко перенаправлены в функцию внутренних счетов компании.
Нейлор сказал, что с середины марта Decipha подключила к базовому плану 40 новых клиентов.
Он сказал, что среди этих клиентов были “ключевые правительственные ведомства в Виктории, Квинсленде и Новом Южном Уэльсе”, а также “значительное число финансовых учреждений и страховых компаний, которые признают, как оцифровка почты может поддержать их план обеспечения непрерывности бизнеса».”
Australia Post делает ставку на то, что эти клиенты не только продолжат оцифровывать входящую почту, но и расширят масштаб до полного сервиса Decipha по мере облегчения блокировки.
Другие компании были заинтересованы, но “решили, что они не находятся в достаточном состоянии остановки, чтобы гарантировать оцифровку почты, и … неохотно подписались на временное решение, которое все еще требовало ручной обработки”, — сказал Нейлор.
Нейлор надеется подхватить эти разговоры, когда организации начнут строить долгосрочные операционные модели.
“Многие [организации] уже говорили с нами о цифровой почте до пандемии. Тогда они понимали, что это влечет за собой, но до сих пор не рассматривали это как приоритет”, — сказал он.
